立替払いのインボイス対応

インボイスは定着しつつありますが…

令和5年から導入された消費税インボイス制度。事業者が行う日々の経理処理の中で定着が進んでいます。一方で、まだ理解されていないルールがあったり、取引先との調整ができていない処理があったりと課題も浮かび上がっています。そのようなものの一つに「立替金」の取扱いがあります。

他の者が立替払いした仕入れとインボイス

ビジネスでは、費用を本来負担すべき人の代わりに、一時的に立替払いをするということは頻繁に起こります。例えば、本来、得意先（Ａ）が仕入元（Ｂ）から直接仕入れ、支払を行うべきところを、一旦、当社が立替払いを行い、後日精算するとします。

この場合、インボイス制度下の仕入税額控除では問題になる点があります。「立替払い」の際に当社が仕入元（Ｂ）から受領するインボイスには立替えた「当社」の名称が記載されます。そのインボイスをそのまま得意先（Ａ）に渡しても、得意先（Ａ）の名称がありません。インボイスの「記載要件」を満たさないことになります。

立替精算時に「立替金精算書」を交付

理屈はそのとおりなのですが、「立替金である」という事情が説明できれば問題はありません。当社が得意先（Ａ）に立替金精算の請求をする際に、仕入元（Ｂ）のインボイスのコピーとともに、当社名で作成した「立替金精算書」を交付し、得意先（Ａ）はそれらを保存することで、得意先（Ａ）の仕入税額控除が認められます。

＜立替払いの書類＞

仕入先（Ｂ）から当社へ　・インボイス交付

＜立替精算の書類＞

当社から得意先（Ａ）へ　・インボイス（写）の交付、立替金精算書の交付

なお、インボイスのコピーが大量になる場合には、精算書の保存のみでもＯＫです。

精算書の記載イメージは「Ｑ＆Ａ」に掲載

この精算書には、「支払対価」「適用税率」「インボイスの登録番号」など仕入税額控除で求められる事項を記載します。国税庁ＨＰ「インボイスＱ＆Ａ」に記載例が掲載されているので、参考にするとよいでしょう。「本精算書をもって仕入税額控除を適用できます」と一文を加える例もあります。